Командные собрания играют решающую роль в успехе любого бизнеса. Сотрудники должны быть хорошо информированы и понимать текущие усилия компании, а также ожидания, которые они должны оправдать. Проведение таких встреч на регулярной основе способствует постоянной культуре совершенствования. В этой статье руководители узнают, как правильно проводить командные собрания в семь этапов.
Расставьте приоритеты в командной работе.
Разные собрания предъявляют разные требования. Менеджер может отправлять сведения о еженедельной встрече с помощью альтернативных средств связи, таких как электронная почта или приложения для обмена мгновенными сообщениями. Отправив эти данные участникам заранее, они могут прочитать их так, как им заблагорассудится, не жертвуя ключевыми темами для обсуждения на физическом собрании. Хранение менее важной информации на электронных платформах экономит драгоценные минуты, которые в противном случае можно было бы потратить на мозговой штурм и командную работу, а не просто на чтение обновлений вслух.
Распределите роли
Проведение продуктивной встречи может быть очень сложной задачей, поскольку необходимо выполнить множество задач, таких как ведение заметок, соблюдение распорядка дня и обеспечение того, чтобы у каждого была возможность выступить. Менеджеры могут распределить эти обязанности между различными членами команды, определив конкретные роли для собраний команды. Это не только оптимизирует встречи, но и способствует развитию лидерских качеств у членов команды. Менеджер может назначить для собрания три роли: руководитель, регистратор и временный хранитель. Если вы проводите регулярные еженедельные или стендап-встречи со своей командой, вам следует чередовать эти должности, чтобы каждый участник мог по-новому взглянуть на себя и освоить дополнительные навыки.
Лидер формирует и направляет повестку дня собрания, поддерживает позитивную атмосферу и завершает его, сообщая о предстоящих шагах и действиях. Регистратор заранее сообщает повестку дня собрания, делает записи или заметки во время собрания, а затем делится ими со всеми остальными. Хранитель времени следит за тем, чтобы собрание проходило по расписанию, и управляет наглядными пособиями, такими как презентации и совместное использование экрана.
Возложение конкретных обязанностей на каждого члена команды во время собраний может повысить их вовлеченность. Такой подход аналогичен заинтересованности инвесторов в успехе стартапа. Таким образом, введение четко определенных целей для ролей в командных собраниях приводит к более активному участию и повышению производительности.
Получение информации от команды
Командные встречи дают возможность всей команде собраться вместе и работать вместе. Никто не должен доминировать на собрании, потому что у каждого должна быть возможность внести свои идеи в достижение ваших бизнес-целей. Чтобы обеспечить максимальное участие всех участников, необходимо установить еженедельные часы собраний, которые с наименьшей вероятностью будут мешать другим рабочим занятиям. Кроме того, спросите коллег, что бы они хотели включить в повестку дня, чтобы каждый вопрос был подробно рассмотрен во время вашего заседания.
Подведите итоги на случай, если во время обсуждения у вас не будет достаточно времени, чтобы сразу решить некоторые вопросы. Эти подведения итогов могут проводиться либо в будущем в рамках групповых обсуждений, либо на индивидуальных встречах с сотрудниками, которых вы изначально предложили.
Составьте повестку дня
Чтобы эффективно провести собрание, составьте убедительную повестку дня, в которой изложены задачи и цели, которые будет решать команда. Раздайте эту повестку дня каждому участнику за день до собрания. Хорошо составленная повестка дня должна охватывать важную информацию, такую как время, место, цель и список участников.
Не ждите до последних моментов вашего собрания, чтобы обсудить крупные проекты. Если разговор затягивается, подумайте о переносе определенных тем на следующую сессию или о том, чтобы запланировать отдельное время для подведения итогов. Крайне важно убедиться, что у каждого члена команды есть возможность внести свой вклад в соответствующие вопросы повестки дня.
Обсудите темы, которые затрагивают всю команду.
Время - ценный ресурс, а бессмысленные встречи обычно не одобряются. Таким образом, вы должны убедиться, что каждый участник получает выгоду от вложения этого часа, когда вы созываете командное собрание. Крайне важно не зацикливаться на вопросах, которые затрагивают только часть участников. В противном случае остальные члены команды потеряют интерес или будут разочарованы и воспримут собрание как пустую трату времени.
Эффективные встречи требуют возврата к повестке дня и отдельного рассмотрения других обсуждений, чтобы найти решение. Сосредоточьтесь на темах собрания, которые затрагивают всю команду, и сохраняйте индивидуальные проблемы для обсуждения один на один. Используйте личное время для достижения важных целей и сохраняйте управление проектом для индивидуальных встреч, когда все, что требуется, - это простое обновление статуса.
Поощряйте обсуждение, задавая интересные вопросы.
Эффективное командное общение и взаимопонимание имеют решающее значение для успеха, особенно между менеджерами и их непосредственными сотрудниками. Чтобы способствовать открытому диалогу и созданию позитивного командного климата, вам следует задавать следующие вопросы во время регулярных командных встреч (например, ежемесячных)::
Каким был ваш самый большой успех с момента нашей последней встречи?
Это прекрасная возможность отпраздновать достижения и порадоваться успешно выполненным задачам. Это также позволяет всем участникам собрания задуматься о том, как их достижения согласуются с фундаментальными ценностями организации и укрепляют их в команде.
Какой вызов был для нас самым большим в этом месяце?
Каждая команда сталкивается с препятствиями, которые мешают достижению поставленных целей. Открыто обсуждая эти проблемы, члены команды могут определить способы их преодоления и предотвратить их негативное влияние на производительность и моральный дух команды.
Как мы можем стать лучше как компания?
Иногда люди неохотно высказывают опасения по поводу корпоративной культуры, приоритетов или стратегии. Однако менеджеры должны стремиться создать среду, в которой члены команды будут чувствовать себя в безопасности, высказывая свои мысли. Поощряя честную обратную связь, менеджеры могут определять области для роста и стимулировать позитивные изменения.
Помните, что эффективность этих вопросов зависит от создания безопасной и инклюзивной среды, в которой члены команды могут чувствовать себя комфортно, делясь своими взглядами.
Продвигайте микрокультуру.
Ваша команда работает как небольшое общество. Каждый участник полагается на других и един в достижении общих целей. Вы, ребята, поддерживаете и ободряете друг друга, будь то защита от критики или плавное продвижение вперед. Ваши встречи предоставляют неоценимые возможности для укрепления ваших командных принципов и установления личных связей – шанс укрепить вашу сплоченность.
Таким образом, поощряйте диалог и создавайте среду, в которой каждому будет удобно выражать свои мысли о компании и о том, как она работает. Получайте удовольствие, наблюдая, как ваша команда рассказывает друг другу анекдоты или высказывает смелые предложения.
ЧАСТО задаваемые вопросы: Как провести собрание
Как правильно начать собрание?
Первое, что должен сделать организатор собрания, - это тепло поприветствовать всех участников. Ведущий должен тепло поприветствовать всех, провести очный раунд собеседований и признать присутствие каждого участника.
Как правильно завершить собрание?
Чтобы эффективно завершить собрание:
- Краткое изложение основных моментов.
- Обсуждение вопросов, связанных с действиями.
- Разрешите задавать вопросы.
- Выразить благодарность.
- Подтверждение следующих шагов.
- Закончите с положительным заключением.
Каков порядок повестки дня?
Повестка дня обычно следует структурированному порядку, чтобы обеспечить организованный ход собрания. Обычно он состоит из следующих компонентов:
- Открытие и приветствие
- Утверждение протокола
- Обновления и объявления
- Темы для обсуждения
- Пункты действий и дальнейшие шаги
- Дополнительные пункты повестки дня
- Заключение
Порядок может варьироваться в зависимости от конкретной цели и динамики собрания, но структурированная повестка дня способствует повышению эффективности.