Любое масштабное мероприятие является головной болью для его организаторов. Помимо правильного планирования каждой мелочи, нужно найти персонал и привлечь внимание аудитории. Сделать это максимально сложно, но возможно. Для этого нужно понять принцип проведения event-мероприятия, а также определить его цели и задачи. Далее работа станет более простой и справиться с ней сможет практически каждый.
Что такое event-мероприятие?
Event представляет собой тщательно организованное публичное мероприятие. Оно может носить развлекательный или рекламный характер, а также объединять в себе две эти цели. Чаще всего проводят ивенты для налаживания связей с аудиторией. Прямой контакт даёт возможность донести до большого количества людей определённые идеи или рассказать о каком-либо товаре/услуге.
Event-мероприятия не всегда являются масштабными. В одном случае аудитория ограничивается несколькими десятками человек (например, выпускной в школе), а в другом - сотнями, тысячами или десятками тысяч. Наиболее значимые ивенты проходят на протяжении нескольких дней и привлекают внимание миллионов человек (например, музыкальные фестивали).
Виды event-мероприятий
Существует много видов event-мероприятий. Все они организовываются с определённой целью и помогают привлечь внимание широкой аудитории к какому-либо товару, услуге, событию.
Популярные виды event:
- конференция (выступления, обучающие семинары, тематические беседы);
- выставка (демонстрация товаров с целью повышения спроса на них);
- мастер-класс (обучение участников какому-либо делу);
- корпоратив (проводится с целью создания хорошей атмосферы в коллективе);
- деловые встречи (event, проводимый для укрепления связей между компаниями и принятия бизнес-решений);
- концерты, фестивали (event-мероприятия, которые носят рекламный или развлекательный характер);
- ярмарка вакансий (мероприятие по набору персонала);
- тимбилдинг (event, помогающий сблизить членов коллектива).
Цели event-мероприятий
У всех event-мероприятий есть одна цель - привлечь внимание людей к чему-либо. Для её достижения организаторы применяют различные приёмы, способные вызвать заинтересованность у аудитории. Существуют ивенты, которые после достижения поставленных авторами целей перестают быть актуальными. В противовес им ставятся мероприятия, которые проводятся ежегодно и не теряют свою значимость. В обоих случаях цель остаётся такой же, только меняются методы её достижения.
Задачи event-мероприятий
Любой ивент имеет свои задачи. Их перечень зависит от выбранного вида мероприятия и от целей, которых хотят достичь организаторы. В случае с конференциями главной задачей event станет выстраивание личного контакта с аудиторией. Для выставки - это будет поиск заинтересованных людей, а для тимбилдинга - налаживание дружественных отношений в коллективе. Event-мориприятия, проводимые с коммерческими целями, преследуют иные задачи. Главной из них является поиск новой аудитории, которой будет интересна выпускаемая компанией продукция. Также в число задач может входить формирование имиджа организации, демонстрация преимуществ товара, создание популярности бренда.
Анализ event-мероприятий
Анализ любого event-мероприятия сводится к оценке его эффективности. Во время его проведения нужно учитывать несколько ключевых параметров, позволяющих определить качество проделанной работы.
Параметры для анализа event:
- Посещаемость. Ключевой характеристикой успешности любого ивента является число посетителей мероприятия. Чем оно больше, тем лучше для организаторов. Если ивент предусматривает приглашение конкретных участников, то количество потенциальных посетителей сравнивают с реальным значением.
- Затраты-прибыль. Ивент, целью которого был заработок денег, должен приносить прибыль. В этом случае он будет считаться успешным. Если мероприятие носит рекламный характер, то затраты будут всегда выше, а доход придёт спустя некоторое время.
- Отзывы посетителей. Хорошие отзывы гостей event-мероприятия доказывают качественную работу организаторов. При этом негативные отклики укажут на определённые недостатки, которые нужно будет исправить до начала следующего ивента.
- Заметность. Мероприятие можно считать успешным, если оно привлекло внимание СМИ. Чем чаще они упоминали о прошедшем событии, тем легче будет организаторам достичь поставленной цели.
- Потенциальная выгода. Чем больше человек посетили рекламное event-мероприятие, тем выше размер потенциальной прибыли. Она появится не сразу, так как люди не станут совершать покупки или заказывать услуги мгновенно. Однако в ближайшее время вероятность повышения спроса значительно возрастёт.
Особенности проведения event-мероприятия
Провести event-мероприятие сложно, но, при правильном подходе к делу, возможно. Для этого организаторам нужно придерживать определённого плана действий, который поможет избежать ошибок и правильно довести начатое дело до конца.
Порядок действий при организации event:
- Постановка цели. Глобальной целью любого event-мероприятия является привлечение внимания людей. Однако, в дополнение к ней, нужно выбрать ещё и локальную цель проведения ивента. Ею может быть повышение репутации, увеличение продаж, предоставление аудитории определённых знаний, объединение коллектива и прочее.
- Порог бюджета. Важно сразу оценить свои финансовые возможности и определить, сколько следует потратить на проведение event-мероприятия. Среди наиболее крупных затрат будет аренда помещения, закупка оборудования, наём персонала, проведение рекламных кампаний.
- Выбор формата мероприятия. В зависимости от цели и имеющегося бюджета выбирают формат проведения ивента. Для рекламы продукции идеальным вариантом станет презентация, для объединения коллектива - корпоратив, а для развлечения - музыкальный фестиваль.
- Планирование. Основываясь на бюджет, составляют план действий на весь event. В начале выбирают время и место проведения мероприятия. Дале определяют целевую аудиторию, оценивают затраты на логистику и выделяют деньги на рекламную кампанию. Также учитывают различные мелочи, которые важны для создания приятной атмосферы (например, маленькие подарки участникам event).
- Постановка задач. Все члены команды организаторов должны точно знать, что им делать. Поэтому важно правильно распределить обязанности и сделать так, чтобы каждый человек решал какую-либо задачу. Это ускорит процесс подготовки и гарантирует ответственный подход к делу.
- Оповещение. О предстоящем event-мероприятии нужно рассказать максимальному количеству человек. Поэтому для рекламы организаторы могут использовать любые доступные средства оповещения. Наиболее эффективными являются рекламные вывески в общественных местах, рассылки через мессенджеры и электронную почту, реклама в интернете. Также можно использовать банальные листовки и подключать к работе средства массовой информации.
- Тестирование. Перед началом event-мероприятия важно провести проверку. Она покажет проблемные моменты, которые ещё можно исправить.
- Запуск. Старт ивента не должен стать окончанием работы организаторов. До самой последней минуты мероприятия нужно следить за всем процессом и, при необходимости, вносить определённые корректировки.
- Сбор отзывов. Мнение людей является главным на любом event-мероприятии. Поэтому важно после его завершения попросить аудиторию высказать своё отношение к ивенту, указать на сильные и слабые стороны. Эта информация пригодится организаторам в будущем, когда они будут работать над новым проектом.
- Поддержание интереса. После завершения ивента важно рассказать о нём людям. Для этого можно использовать отснятые видеоматериалы, заказывать статьи в газетах и на информационных интернет-ресурсах, работать с аудиторией через социальные сети/мессенджеры.
Выводы
Любое event-мероприятие является важным событием в жизни города, региона или страны. Оно имеет достаточно прозрачные цели и ставит перед участниками определённые задачи. При этом ивент остаётся сложным мероприятием. Для его организации нужно учитывать множество особенностей, которые могут повлиять на итоговый результат. Однако, если всё сделать правильно, то каждый участник event-мероприятия останется довольным и не забудет его до конца своей жизни.