Человеческая память – штука ненадежная, порой мы забываем даже то, от чего напрямую зависит успех того или иного предприятия – к примеру, взять с собой заранее замаринованное мясо – в поездку на пикник, и вспоминаем о нем уже тогда, когда на природе разожгли мангал, или, улетая в командировку, положить в багаж аптечку с препаратами регулярного приема. Чтобы контролировать себя, люди давно придумали множество разнообразных способов напоминаний, в основном – в формате записи, в том числе – чек-листы, полезные и в быту, и на работе. Когда процесс поделен на множество этапов, внутри каждого из которых еще и по многу операций, наиболее эффективным показывает себя именно чек-лист – ведь если пропустить хотя бы один шаг из алгоритма действий, все дело может попросту пойти насмарку.
Содержание
1. Чек-лист это...
1.1. Чек-лист – польза делу в функциях.
1.2. Для чего пригодится чек-лист.
2. Виды чек-листов.
3. Как составить чек-лист.
4. Программы для оформления чек-листа.
5. 5 примеров чек-листа.
6. Заключение.
Чек-лист это…
…перечень, в котором сложная задача разбита на отдельные конкретные шаги (процесс разложен «по полочкам»), что позволяет сверяться с данным списком по мере выполнения каждого из них, тем самым – исполнитель самостоятельно контролирует последовательность и полноту собственных действий, ставя напротив каждого исполненного пункта «галочку».
В отдельных случаях чек-лист нужен для контроля не последовательности операций, а именно – полноты совершения их, к примеру – на каждый выход на прогулку в течение дня с младенцем с собой обязательно требуется брать бутылочку с водой, бутылочку с питанием, запасные памперсы, москитную сетку для коляски, игрушку и влажные салфетки, и если что-либо из перечня забыть, полноценная прогулка не состоится, поскольку без перечисленных предметов малышу во время длительного пребывания на улице не обойтись, и тут предметы можно собирать, отмечая взятое в чек-листе вразнобой, а не по порядку, так как цель – собрать по списку все, а не делать это в определенной последовательности.
Таким образом, если обычные записки (о плане на текущий день), памятки (купить что-то, поставить стирку, закапать лекарство коту в уши) и ежедневники (расписанные в блокноте вперед на неделю/декаду/месяц «To-Do list» по конкретным дням периода) – нужны для того, чтобы не забыть что-то взять с собой именно сегодня или сделать разово не позднее определенного срока, то чек-лист – это напоминание на каждый день или случай об одном и том же, своего рода – руководство к повторяющемуся процессу, состоящему из множества действий, поэтому шаблон его может быть заготовлен заранее, и им можно будет пользоваться каждый раз, когда потребуется снова и снова заниматься данным конкретным делом.
То есть – чек-лист универсален, его не требуется дополнять или обновлять – это всегда неизменный перечень задач, вопросов, параметров, критериев и т.п. К примеру – можно составить чек-лист контроля состояния здоровья, процесса уборки, или пользоваться им как трекером привычек – в виде таблицы-календаря, где фиксируются цели и проставляются отметки о регулярности, с которой человек работает над ними (делает зарядку, не курит, выпивает по утрам натощак стакан воды и т.д.).
Сам по себе как инструмент контроля чек-лист пришел из авиации – в таком формате пилотам удобно проверять готовность любого воздухоплавательного средства к взлету, затем ноу-хау стало применяться в технических отраслях промышленности, и сейчас его широко используют как на производствах – для четкого соблюдения технологий, так и в социальной сфере – к примеру, при подготовке к общественным мероприятиям и проведении их – когда требуется соблюдать строгий регламент, и в быту. Чек-лист – это «два в одном», он удобен тем, что совмещает в себе инструкцию (пошаговый план) с опцией проверки полноты ее исполнения – в переводе с английского языка термин «checklist» означает «контрольный список». Также чек-лист наглядно демонстрирует – сколько еще остается согласно заданного списка сделать, ведь визуально по проставленным галочкам проще понимать, какой примерно объем действий уже проделан, а какой проделать предстоит.
Функции и преимущества чек-листа
Функционально чек-лист – очень полезная и эффективная штука, поскольку задачи, сформулированные и представленные в данном формате, выполняются человеком проще – благодаря тому, в каком виде они находятся перед его глазами. Преимущества формата состоят в:
- Организации. При решении многозначной задачи каждому этапу будет уделено должное внимание – ни один шаг не окажется пропущен.
- Геймификации (внедрении игровой формы в неигровой контекст). Многим нравится в процессе выполнения какой-либо работы элемент игры: проставлять отметки – крестик или галочку. Психологически человек испытывает удовлетворение от того, что определенный этап дела пройден и завершен им, возникает азарт отмечать проделанное еще и еще.
- Мотивации. Своеобразная игра становится стимулом поскорее завершить начатое – чем больше отмеченных пунктов, тем радостнее и спокойнее человеку – чек-лист позволяет наглядно лицезреть прогресс в выполнении работы.
- Исключении и предупреждении ошибок. В определенных процессах даже маленькая неточность может оказаться роковой – последствия ее будут глобальны, то есть – результата, который был целью начатого дела, уже в принципе не получится достигнуть. Чек-лист снижает вероятность совершения оплошностей – действуя по перечню и контролируя себя, человек сам себе гарантирует, что в итоге не возникнет ни малейшей неувязки, способной привести к фатальному сбою.
- Делегировании полномочий. Задача, разбитая на небольшие этапы, внутри которых имеются собственные шаги по достижению цели в целом, позволяет поручить часть работы кому-либо, а чек-лист позволит ответственному за общую задачу легко и быстро контролировать исполнителей отдельных ее этапов.
- Повышении продуктивности. Благодаря разбивке на короткие, простые шаги по реализации задачи – рутинная работа станет выполняться много быстрее, поскольку человек не будет переутомляться, пытаясь осмыслить сразу «ком» вопросов, что означает исключение авралов – все будет делаться поэтапно, без путаницы и задержек.
- Получении аналитики. Все сведения, если чек-лист содержит огромное количество пунктов, в первый раз можно проанализировать, составив на основе него диаграмму, гистограмму или график (например – в разрезе времени, потраченного на выполнение каждого этапа, или – по отдельным видам работ, из которых состоит вся задача), с тем – чтобы при использовании его в очередной раз можно было сориентироваться по срокам выполнения данной задачи, по требуемому количеству исполнителей и т.п.
- Совершенствовании процесса труда. Чек-лист уже наличием своим дисциплинирует исполнителя или группу, и никто из членов группы не упустит ни шага из того, что поручено именно ему.
- Экономии времени на повторные работы. Чек-лист в виде единожды составленного оптимального шаблона – это четкое руководство к действию и инструмент самоконтроля, то есть – берясь за реализацию данной повторяющейся задачи через какой-то продолжительный временной промежуток, человеку не нужно будет всякий раз задумываться о том, как выстроить работу, и намечать этапы ее выполнения.
Для чего пригодится чек-лист
Чек-лист можно составить в виде последовательности действий, расписания, перечня дел, набора предметов и т.п. С точки зрения стратегии разнообразные чек-листы дают – как в бытовой сфере, так и на работе – возможность:
- Оптимизировать процесс решения задачи (достижения цели). В задаче с повторяющимися шагами каждый из них зафиксирован раз и навсегда, и чек-лист делает решение ее ясным и прозрачным.
- Отслеживать динамику (прогресс) и результат. Чек-лист наглядно показывает, какой путь до цели уже пройден, и сколько еще остается до конца, а наглядность – один из действенных способов мотивации на действия для достижения конечного итога.
- Оценить качество. Посредством полноценного завершения всех шагов, к примеру – выполнения большинства пунктов (например – при сборе информации из как можно большего намеченного количества источников в интернете по заданной теме) или завершения исполнения каждого из них в кратчайшие (либо строго установленные) сроки, конечный результат будет гарантированно удовлетворять тем или иным требованиям.
Виды чек-листов
Подвидов может быть множество – все зависит от индивидуальных потребностей и предпочтений, но в целом – основных видов чек-листов выделяется пять:
1. Трекер – это чек-лист, при помощи которого в собственное повседневное поведение в быту, на службе, на улице, в общественных местах происходит внедрение определенных регулярных действий, то есть, это инструмент выработки привычек – полезных либо избавления от вредных. Как правило, такой чек-лист рассчитан на ограниченный срок, к примеру – семь дней не употреблять шоколада, месяц по утрам совершать пробежки, читать не меньше получаса в день. К концу срока из чек-листа будет ясно, сколько дней пропущено, или поставленная цель – достигнута, а значит – действие практически вошло в привычку.
2. Памятка – принцип действия «прочел – сделай». Такой чек-лист будет удобен новичку в каком-то деле, каждый пункт в нем – наподобие совета. Использовать чек-лист в виде памятки можно при составлении резюме, посадке семян на рассаду, выполнении комплекса упражнений, сотрудникам колл-центров – при совершении типовых звонков потенциальным клиентам (набрать номер и дождаться ответа (не дозвонившись – перезвонить спустя некоторое время), направить по факсу или электронной почте коммерческое предложение, удостовериться, что визави его получил), да и просто для того, чтобы дать совет – к примеру, составить описание лайфхака.
3. «Прочитал – соотнеси» – данный чек-лист помогает определить для себя то или иное явление. В качестве примера можно привести разнообразные тесты – чем больше человеку подходит в тесте описаний (характеристик, признаков), тем выше вероятность того, что он представляет собой ту или иную фигуру. Подобный чек-лист поможет распознать, к примеру, индивида, являющегося манипулятором, выявить начало депрессии, да мало чего еще… Возможно и такое:
4. Развлекательный чек-лист – представляет собой список приятных дел, которые намечены для совершения, к примеру, во время отпуска или летних каникул. Как вариант – чек-лист на сезон или даже на год по воплощению своих идей. Проставлять галочки в таком формате – приятно, что способствует претворению в жизнь большего количества хороших задумок.
5. Буллшит-бинго – данный чек-лист можно отнести к подвиду развлекательных. Поле расчерчивается на квадраты, в каждый из которых вписывается какое-либо действие. Применений этим чек-листам масса – к примеру, можно рассылать такой в социальных сетях потенциально интересным лично вам людям – с тем, чтобы, отметив квадраты со схожими с вашими привычками, они отсылали заполненные экземпляры вам обратно, и вы выберете топ-5 или топ-15 человек, с которыми попытаетесь строить дружбу – как с личностями, соответствующими вашим представлениям о приятном человеке.
Как составить чек-лист
Разумеется, строгих правил тут нет, и четких указаний быть не может. Однако, составляя чек-лист в собственном формате, чтобы он получился эффективным – «рабочим», то есть – приносил реальную пользу, стоит следовать ряду общих правил. К слову, его можно сделать как от руки – на листе бумаги, так и на компьютере в Word (да хоть фломастерами на обоях в спальне!).
Главное при составлении помнить о процессах, что в контексте чек-листа означает определенную последовательность реализации задачи либо исполнение каждого зафиксированного в чек-листе действия, или и того, и другого одновременно. Своими силами чек-лист рекомендуется составлять, придерживаясь следующего плана (к слову, по сути – ниже представлен как раз чек-лист на составление чек-листа):
- Наметьте цель – составьте несколько чек-листов, если вся задача является многоходовой, конкретизируйте этапы или разбейте общую задачу на энное количество отдельных, далее – распишите каждый шаг отдельным пунктом.
- Учтите последовательность шагов – конечно, чек-лист – не инструкция, однако посредством соблюдения определенного порядка последняя галочка будет поставлена быстрее – процесс достижения цели пойдет «как маслу», если соседние шаги будут логичны относительно друг друга.
- Структурируйте содержимое – двести пятьдесят пунктов, следующие один за другим, могут не просто запутать, но и свести с ума. Если шагов очень много – есть смысл скомпоновать их по тематическим блокам.
- Выписывайте каждый пункт в виде строго одного действия – понятного, простого. К примеру, если собрались посадить в саду цветы, между двумя шагами – «вынуть саженец из горшочка» и «прикопать в пролитую водой лунку» – следует включить промежуточное действие, а последний шаг записать по-другому, чтобы чек-лист выглядел так – «вынуть саженец из горшочка», «пролить лунку водой», «прикопать саженец в лунку», иначе пара-тройка саженцев может оказаться в сухой почве.
- Не увлекайтесь дизайном – чем меньше чек-лист украшен картинками, витиеватостью шрифтов, разноцветием красок и т.п., тем меньше вы будете отвлекаться от сути того, что вам нужно согласно плану делать.
- Стремитесь к универсальности – не забывайте, что чек-лист составляется не на один раз, так – если вы высаживаете ту же садовую рассаду, его можно использовать несколько лет подряд. А еще, в некоторых случаях, чек-лист может быть передан для использования другими людьми – это касается, в первую очередь, чек-листов, которые применяются на службе, то есть – которыми может воспользоваться любой коллега, подчиненный или новичок, устроившийся на место уволившегося человека. Чтобы яснее понимать, о чем речь, можно взглянуть на яркий пример универсальности, когда один и тот же чек-лист используют в работе две стороны одного процесса – автор-составитель текста и редактор, проверяющий его:
Если все получилось грамотно, то составленный по индивидуальному формату чек-лист будет лаконичным (кстати, не возбраняется придумать к содержимому емкий, краткий заголовок, отражающий тему) – с пунктами, расположенными в хронологическом порядке либо по приоритетности, крупные задачи – разбиты на группы тематических этапов, охвачен весь спектр действий, опущены личные подробности (вроде достать лопату копать грядку под саженец из сарая, у кого-то, в том числе – у вас, ведь лопата эта в следующий раз может оказаться в гараже или в машине) – памятуя об универсальности листа.
Итак, самостоятельно составляемый чек-лист, причем – не важно, касается он работы или быта, должен быть ориентирован либо на тему, либо на аудиторию (по роду занятий, возрасту, увлечениям, проблемам – со здоровьем, социализацией в обществе и т.п.), именно в тех целях, чтобы им можно было воспользоваться не раз – как самому, так и тем, кого касается тематика листа.
Программы для оформления чек-листа
В сети есть масса сайтов, которые предлагают воспользоваться проверенными удобными шаблонами, а также инструментами для составления чек-листов под те или иные тематики. Вот несколько таких программ-конструкторов:
- ЛидерТаск — российский таск-менеджер с чек-листами, календарем и канбан-досками. Подходит как для планирования личных дел, так и для командной работы. Помимо чек-листов в приложении есть подзадачи, которые помогут разбить сложные дела на более мелкие шаги.
- Notion –универсальный сервис (подходит для чек-листов любых тематик), но для тех, кто владеет английским языком (можно воспользоваться встроенным переводчиком в браузере).
- Todoist – есть на русском языке, простой интерфейс, доступный даже тем, кто с компьютером «на вы».
- Microsoft To Do (раньше назывался Wunderlist) – есть на русском языке, с возможностью подключить свой почтовый агент (только для Outlook, зато будет работать на всех гаджетах Apple).
- Any Do – есть на русском языке, можно пользоваться голосовым вводом информации.
- TickTick – есть на русском языке, позволяет прописывать теги и настраивать повторения, а потому идеален для структурирования рутинных дел.
- 365Done – на русском языке, имеется встроенные форматы тетради, дневника.
Также можно воспользоваться привычными офисными инструментами – Google Spreadsheets, Google Docs, MS Word.
5 примеров чек-листа
Образцы по приведенным выше видам:
1. Трекер
2. Памятка
3. «Прочитал – соотнеси»
4. Развлекательный
5. Буллшит-бинго
Заключение
Вне зависимости от того, на какую тему составляется чек-лист, основное в нем – краткость и ясность мысли, выраженной как отдельный шаг в общем плане действий (или списке дел). Грамотно составленный чек-лист – залог успеха в достижении результата, в особенности – в важных делах, например – при выполнении работ, требующих тщательности и точного исполнения каждой операции. И, конечно, это прекрасный способ провести досуг – за составлением его в развлекательных или бытовых целях.