Гид по автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) – это технологии, позволяющие освободить менеджеров от рутинного ручного труда. Практически каждая область деятельности компании может получить выгоду от автоматизации.

Зачем автоматизируют бизнес-процессы?

Существует способ одновременно оптимизировать бизнес-процессы, снизить эксплуатационные расходы, снизить риски безопасности и исключить риск человеческих ошибок. С момента своего изобретения в 1940-х годах автоматизация превратилась из новой в устоявшуюся технологию, становясь с течением времени все более сложной. В частности, она открывает перед предприятиями во всем мире захватывающие возможности с точки зрения эффективности, экономии затрат и, конечно же, цифровой трансформации.

Что представляет собой автоматизация бизнес-процесса? Это не требует пояснений, поскольку относится к использованию технологий для выполнения действий, которые иначе производились бы вручную.

Под «бизнес-процессом» понимается любой набор действий, направленных на достижение цели, особенно те, которые имеют высокую повторяемость и задействуют несколько ИТ-систем. Организации могут использовать BPA для автоматизации целых процессов или даже отдельных этапов более крупного процесса — в зависимости от того, что лучше всего соответствует потребностям бизнеса. Устраняя или значительно сокращая необходимость ручного вмешательства, автоматизация дает организациям возможность оптимизировать и стандартизировать рабочие процессы, обеспечивая повышение эффективности и экономию затрат. По этой причине BPA также часто называют автоматизацией рабочих процессов.

В наши дни практически невозможно говорить о BPA, не упоминая роботизированную автоматизацию процессов (RPA). RPA — это разновидность автоматизации, которая опирается на передовые технологии, вроде искусственного интеллекта, машинного обучения и ботов. Как и в случае с BPA, организации могут использовать RPA для автоматизации процессов низкого уровня, таких как обработка счетов или отправка электронных писем. Однако, учитывая сложную природу RPA, ее также можно использовать для автоматизации когнитивных задач более высокого уровня, таких как ответы на запросы службы поддержки клиентов или управление аудитом программного обеспечения. Помимо самой базовой технологии, еще одно ключевое различие между этими двумя формами автоматизации заключается в том, что автоматизация бизнес-процессов предназначена для дополнения человеческого труда, тогда как автоматизация процессов роботами часто предназначена для его замены.

Виды систем автоматизации

Выделяют четыре главных вида автоматизации:

• маркетинговую;
• финансово-учетную;
• упрощающую рутинные задачи;
• управляющую человеческими ресурсами.

Цели и преимущества

Существует множество веских причин для инвестирования в автоматизацию бизнес-процессов.

1. Процессная оптимизация. Как отмечалось ранее, организации могут использовать BPA для автоматизации целых процессов или даже отдельных этапов процесса. В любом случае BPA имеет возможность применять бизнес-правила и логику как к структурированным, так и к неструктурированным наборам данных, чтобы определить наиболее эффективный способ запуска рабочего процесса и выполнить его соответствующим образом.
2. Повышение производительности. Многие организации используют BPA для автоматизации повторяющихся рутинных задач, поскольку эти задачи обычно носят низкоуровневый характер и отнимают драгоценное время сотрудников. Освобождая сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на более важных задачах и устраняя узкие места в существующих рабочих процессах, автоматизация бизнес-процессов повышает общую производительность и ускоряет рост бизнеса.
3. Снижение эксплуатационных расходов. Учитывая, что это повышает операционную эффективность, повышает производительность труда и снижает необходимость ручного вмешательства, легко увидеть, как внедрение автоматизации бизнес-процессов может снизить затраты. Фактически, согласно отчету Deloitte, роботизированная автоматизация процессов, в частности, может помочь организациям снизить затраты на 59%, одновременно повышая качество и точность на 90%.
4. Эффективное распределение ресурсов. Повышая производительность и оптимизируя рабочие процессы, автоматизация бизнес-процессов позволяет организациям более эффективно использовать как человеческие, так и цифровые ресурсы. Кроме того, за счет снижения эксплуатационных расходов BPA высвобождает капитал, который организации затем могут инвестировать в другие области бизнеса, включая инициативы роста.
5. Оптимизированное управление документами. Компании могут использовать BPA для автоматического сбора важных документов и данных и создания цифровых архивов. Эти архивы служат единым источником правды, что обеспечивает большую прозрачность. Они также упрощают людям на всех уровнях организации доступ к необходимой информации и обмен материалами в режиме реального времени, поддерживая сотрудничество и продуктивность между командами.
6. Сокращение бумажной работы. Автоматизация бизнес-процессов предназначена для централизации и оптимизации процессов, обеспечивая большую прозрачность и устраняя необходимость в утомительной бумажной работе.
7. Вовлеченные сотрудники. Согласно опросу работающих взрослых в США, сотрудники тратят в среднем 520 часов в год — больше, чем полный рабочий день в неделю — на повторяющиеся задачи, которые можно легко автоматизировать. Это оказывает пагубное воздействие не только на производительность труда, но также на удовлетворенность сотрудников и моральный дух команды, поскольку может привести к тому, что работники будут чувствовать себя оторванными от своей работы. Использование BPA для автоматизации рутинных задач дает сотрудникам возможность сосредоточиться на более интересной творческой или стратегической работе, что делает их более заинтересованными в результатах бизнеса и общем успехе организации.
8. Меньше риска человеческой ошибки: каждый сотрудник неизбежно совершает ошибки, несмотря на свои лучшие намерения. Хотя некоторые ошибки незначительны и несущественны, другие могут представлять серьезную угрозу для всего бизнеса. Автоматизация бизнес-процессов исключает человеческий фактор из уравнения, тем самым устраняя риск человеческой ошибки, поэтому вы можете быть уверены, что рабочие процессы выполняются точно и последовательно.
9. Большая согласованность. Говоря о согласованности, привлекательность BPA заключается в том, что он стандартизирует процессы и устраняет потенциальные различия. Создавая надежные и повторяемые рабочие процессы, автоматизация бизнес-процессов приносит организациям значительную пользу с точки зрения обеспечения качества.
10. Повышенное соответствие: автоматизация бизнес-процессов имеет неоценимое значение для организаций, которые работают в жестко регулируемых отраслях, таких как сектор финансовых услуг и здравоохранения, поскольку она позволяет им автоматизировать компоненты своей программы соответствия. Автоматизация рабочих процессов, таких как привлечение третьих сторон и анализ жалоб, устраняет риск человеческой ошибки, которая может поставить под угрозу соблюдение требований, и позволяет сотрудникам по обеспечению соответствия уделять свое время и внимание более насущным проблемам, влияющим на бизнес.
11. Ускоренный аудит. Организации могут использовать BPA для автоматизации различных задач аудита, таких как сверка, тестирование внутреннего контроля и детальное тестирование, тем самым позволяя аудиторам расставлять приоритеты для более сложных задач. Сокращая требования к времени аудиторов, предприятия могут оптимизировать общий процесс аудита и даже повысить качество аудита.
12. Удовлетворенность клиентов. Для клиентов повышение эффективности серверной части бизнеса приводит к улучшению общего опыта, поскольку организации могут уделять больше времени индивидуальному взаимодействию, ускорять сроки обработки запросов, лучше обеспечивать качество и т.д.

Какие процессы автоматизировать?

Маркетинг — важная бизнес-деятельность, которая является обременительной и дорогостоящей, что делает ее отличным кандидатом на упрощение за счет автоматизации. Программные средства позволяют компаниям генерировать высококачественные лиды, готовые к конверсии. Что еще более важно, команды могут использовать среду автоматизации для планирования, построения, проведения и измерения успеха маркетинговых кампаний, устраняя сложности с оценкой потенциальных клиентов и их конверсией.

Некоторое программное обеспечение для автоматизации маркетинга может автоматизировать процесс электронного маркетинга, позволяя компаниям лучше согласовывать эту деятельность с усилиями своих отделов продаж. Компании также могут использовать инструменты автоматизации маркетинга для отслеживания и измерения активности потенциальных клиентов, определения того, когда потенциальный клиент соответствует известным критериям готовности покупателя, и предоставления полного лида для продаж при выполнении заранее определенных критериев.

Предприятия любого размера могут извлечь выгоду из автоматизации маркетинга. Например, малый бизнес может использовать программное обеспечение для разработки, создания ежемесячных электронных писем для отправки соответствующего контента или предложений в список рассылки клиентов. За год это дает значительное количество сэкономленных часов, посвященных взаимодействию с клиентами.

В то же время более крупные компании могут захотеть воспользоваться расширенными возможностями автоматизации, такими как динамическая сегментация обширной базы данных для таргетинга с помощью автосообщений в соцсетях или текстовых сообщений.

Облегчая привлечение потенциальной клиентуры и онлайн-маркетинговые кампании, предприятия способны понизить траты на разработку и проведение этих мероприятий. В свою очередь, это помогает обеспечить более высокую измеримую рентабельность инвестиций (ROI) для каждого вида деятельности.

Автоматизируя свои функции бухучета, компании могут сэкономить время на подсчете дебиторской и кредиторской задолженности, выставлении счетов, сборах, приложениях для кредитных карт, резервном копировании данных и иных операциях, требующих ежедневного или еженедельного управления.

Вы также можете оптимизировать закрытие бухгалтерских книг, управление главной книгой и банковским счетом. Автоматизирование делает сложные процессы более управляемыми, устраняя ручные элементы из работы бухгалтеров и выполняя интенсивную цифровую и транзакционную работу.

В качестве примера возьмем кредиторскую задолженность. Автоматизированные системы в этой специфической области корпоративного финансового управления позволяют сэкономить деньги и время: ввод данных происходит автоматически, счета-фактуры автоматически сверяются с документами, а утверждения отправляются в электронном виде. Автоматизация исключает человеческие ошибки, значительно снижает неточности данных и помогает предотвратить мошенничество.

В совокупности эти возможности обеспечивают существенные преимущества. Программное обеспечение для автоматизации учета кредиторской задолженности высвобождает денежный поток.

Это значительно сокращает количество ручных операций. Сотрудники могут отправлять счета, управлять утверждениями и обрабатывать платежи с единой платформы, быстро утверждать, а также лучше понимать и контролировать важные финансовые процессы и данные.

Для предприятий любого размера ведение бухгалтерского учета — это трудоемкий процесс, включающий множество ручных операций. Организации могут высвободить время для важных задач, таких как аналитика, совместная работа и разработка стратегии, автоматизируя некоторые или все эти шаги.

Автоматизация рутинных процессов расширяет базовую возможности, в том числе интеграцию приложений, которая помогает организациям повысить свою эффективность. Часть BPA (Robotic Process Automation, или RPA) фокусируется на автоматизации рутинных операций и помогает компаниям максимизировать свои инвестиции в автоматизацию. BPA делает это путем агрегирования данных из нескольких источников для разработки анализа, который сложно провести вручную.

Компании используют автоматизацию следующих рутинных процессов:

• формирования и распространения отчетов;
• пакетной обработки;
• передачи файлов;
• записи заказов;
• обработки электронной почты.

Почти каждая область управления получает выгоду от BPA, которая заменяет ручной труд, а также упрощает и оптимизирует рабочие моменты.

Наем нового работника — это многоэтапный процесс. Он начинается с онлайн-объявления о вакансии или подбора персонала и заканчивается официальным трудоустройством. Весь процесс можно улучшить при помощи автоматизации работы с кадрами.
Система, управляющая людскими ресурсами (HRMS) — это ценное средство, способное, наряду с более широкими функциями, автоматизировать процесс отслеживания кандидатов. В основном это включает в себя автоматические объявления о вакансиях, рассылаемые непосредственно кандидатам, что помогает разделить роли, открытые для внешнего мира, и существующих сотрудников, которые могут захотеть подать заявку на внутренние должности.

HRMS ценны для организаций, чье основное внимание уделяется опыту кандидатов — от резюме и планирования собеседований до подачи предложений и адаптации. Они облегчают HR-командам обработку заявок, начисление заработной платы, управление текущими и историческими данными о работниках, адаптацию пользователей и управление льготами.

Поскольку HRMS автоматизирует все управленческие аспекты, она обеспечивает полную аналитику этих процессов.

Системы способны автоматизировать управление отсутствием работников, льготами и другими основными параметрами. Они используют аналитику для предоставления важной информации о производительности, а также эффективности рабочей силы организации.

Другие задачи управления персоналом, поддающиеся оптимизации с помощью ПО:

• хранение и извлечение записей сотрудников;
• рассмотрение онлайн-заявки;
• распространение и подписание трудовых договоров, соглашений о неразглашении, отказов и других документов для новых сотрудников;
• управление налоговыми формами сотрудников;
• проверка прав на льготы;
• контроль и планирование обучения сотрудников.

Отделы кадров, которым поручено оценивать работу сотрудников, могут использовать систем автоматизации для отслеживания задач каждого работника и создания готовых отчетов для управленцев и руководителей.

Кому необходима автоматизация?

Существуют определенные типы компаний, особенно нуждающихся в автоматизации.

1. В ней заинтересованы предприятия, управление которыми требует обработки больших объемов данных и выполнения повторяющихся задач.
2. Она нужна производствам, где следует соблюдать строгие нормативные требования.
3. В ней испытывают потребность организации на стадии масштабирования и роста.

Кто занимается автоматизацией?

Эти специалисты могут как входить в штат компании, оптимизирующей свои бизнес-процессы, так и быть представителями специализированной сторонней организации.

Обычно это команда из IT-специалистов, включающая в себя:

• программистов;
• системных администраторов;
• инженеров;
• аналитиков данных.

Какие системы используются при автоматизации?

Для этой цели существуют разнообразные системы, рассмотрим наиболее популярные из них.

1. Kissflow — программное обеспечение для управления бизнес-процессами и рабочими процессами, работающее на облачных технологиях. Это означает, что вам не нужно управлять оборудованием для получения этих услуг. Более того, благодаря своим интеллектуальным функциям он помогает предприятиям автоматизировать свои бизнес-процессы. Одна из основных причин использования Kissflow заключается в том, что он разработан таким образом, чтобы помочь людям, не имеющим технических знаний. Используя Kissflow, эти люди могут без каких-либо серьезных проблем удовлетворить все технические требования своего бизнес-процесса.
2. Monday.com — облачная рабочая операционная система, которую можно использовать для различных нужд, включая управление проектами, совместную работу и планирование. Ее часто хвалят за привлекательный, интуитивно понятный пользовательский интерфейс и настраиваемые функции. Панель мониторинга обеспечивает быстрый доступ к метрикам верхнего уровня, которые имеют решающее значение в процессах принятия решений. Эту информацию можно адаптировать к конкретной цели или приоритету бизнеса.
3. AirSlate — единственная комплексная платформа для автоматизации бизнеса без программирования. Это платформа автоматизации бизнеса, которая сочетает в себе электронную подпись и автоматизацию роботизированных процессов без кода, переговоры по контрактам, генерацию документов и веб-формы. Вы можете автоматизировать любой бизнес-процесс и интегрировать его в любую учетную систему, не написав ни единой строки кода.

Как измерить эффект автоматизации?

Существует целый ряд показателей успешности автоматизации:

• быстрота выполнения задачи;
• уровень ошибок;
• уровень удовлетворенности пользователей.

В целом, измерение эффективности автоматизации требуется учитывать разнообразные факторы и показатели. Правильно выбранные и адекватно использованные индикаторы помогут объективно оценить результаты.

Этапы автоматизации

1. Первый этап – анализ текущего состояния процесса, его целей, задачи, ресурсов и потоков информации.
2. На втором этапе осуществляется проектирование –разрабатывается модель будущего процесса, определяются требования к ПО и аппаратному обеспечению.
3. Третий этап – создание ПО, настройка аппаратного обеспечения и тестирование системы.
4. Четвертый этап – подготовка сотрудников. Проводятся тренинги и обучающие программы, чтобы персонал смог пользоваться автоматизированной системой.
5. Пятый этап – мониторинг для контроля над системой и улучшения ее работы.

Примеры удачной автоматизации

1. Сценарий: у поставщика бензина, имеющего 1450 точек продаж, 150 сотрудников проводили качественные обследования объектов. Опросы требовали ручного ввода данных, что представляло громоздкий и трудоемкий процесс. Решение: приложение Kissflow, развернутое на всех 150 мобильных устройствах. Результат: полная автоматизация ввода данных.
2. Сценарий: ведущее банковское учреждение проводило длительные проверки банкоматов с помощью ручных процессов, включая использование бумаги, планшетов, Excel и электронной почты. Решение: специально разработанное мобильное приложение для проверки банкоматов. Результат: отчеты предоставляются виртуально, сокращая использование бумаги, а также оптимизируя хранение и физическую передачу данных.
3. Сценарий: устаревшая базовая банковская система нуждалась в модернизации. Требовалось современное решение, способное ускоренно обрабатывать огромные объемы данных из различных источников, которое можно быстро и легко внедрить. Решение: внедрение AirSlate. Результат: полная модернизация системы в кратчайший срок без приглашения сторонних специалистов.

Внедрение автоматизации

Успешное внедрение включает в себя целый ряд шагов:

• анализ потребностей;
• разработку и внедрение;
• обучение и поддержку работников;
• оптимизацию и регулярную мониторинговую деятельность.

Вместо послесловия

Автоматизация бизнеса представляет собой комплекс автоматизации процессов (BPA) и роботизированной автоматизации (RPA). В настоящее время набирает популярность автоматизация на основе искусственного интеллекта.

Не так давно для этого были необходимы мейнфреймы и целый штат многочислкенных экспертов. Теперь, благодаря наличию облачных платформ автоматизация доступна для компаний любой величины.